Внимание работодателям!!! Информация по цифровым трудовым книжкам.

Уважаемые работодатели!

Государственная инспекция труда в Республике Алтай информирует, что Федеральным законом от 16.12.2019 № 439-ФЗ внесены изменения в Трудовой кодекс Российской Федерации в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде.

Процесс ввода цифровых трудовых книжек стартовал с 1 января 2020 года. Ответственные сотрудники  в организации за ведение электронных трудовых книжек будут передавать в Пенсионный Фонд России данные о рабочей деятельности застрахованных граждан по установленной форме и в установленные сроки. Таким образом, будет формироваться единая цифровая база, где каждая запись - аналог трудовой книжки.

Электронная трудовая книжка — это не физический объект. Фактически, это запись в глобальной базе данных, которую формирует Пенсионный фонд России (ПФР).

Суть перехода в том, чтобы работодатели передавали сведения об этапах работы граждан напрямую в ПФР, минуя бумажный вариант. Это поможет сделать учет стажа более удобным и уйти от основных проблем, связанных с классическими трудовыми книжками в случаях утраты или подделки.

Как правильно перейти на электронный формат?

Внесите изменения в локальные нормативные акты и коллективный договор (при наличии), дополните их пунктами об электронном учете.

Определите ответственного сотрудника в организации за ведение электронных трудовых книжек и издайте приказ о его назначении. Проследите, чтобы он получил электронную подпись.

Проверьте, что ваше программное обеспечение готово для передачи данных в ПФР.

Издайте приказ по основной деятельности о проведении мероприятий по переходу.

Проинформируйте работников о предстоящем переходе и об их праве выбрать форму трудовой книжки. Сделать это надо письменно до 30 июня 2020 года. Для этого подготовьте бланк уведомления.

Объясните, что новый учет будет надежным и удобным. Так переход пройдет спокойнее.

Разработайте форму заявлений работников в двух вариантах – о сохранении бумажного варианта и о переходе на электронный. Принимать их вы должны по 31 декабря 2020 года включительно. Не забывайте, что заявить о своем желании перейти на электронный формат работник имеет право и после 1 января 2021.

Определите адрес электронной почты организации, на который работники будут присылать заявления о выдаче сведений о трудовой деятельности.

Одновременно надо ежемесячно отчитываться по всем застрахованным работникам, в трудовой деятельности которых что-то изменилось, в ПФР по форме СЗВ-ТД. Срок сдачи отчета - до 15 числа месяца, следующего за отчетным.

При трудоустройстве напоминайте людям о введении нового формата, информируйте о возможности написать заявление на бумажное ведение. Поэтому изучите сами и разъясните работникам особенности электронных трудовых книжек. Объясните, почему цифровой формат лучше.

В соответствии с порядком перехода, работники должны выбрать вариант ведения своих трудовых книжек до 31.12.2020 года. Работник, который выберет электронную трудовую книжку, ее бумажный аналог получит на руки. Работодатель с этого момента уже не несет ответственность за хранение и ведение трудовой книжки данного работника.

Прежде, чем выдать книжку, в нее нужно внести запись о подаче работником заявления о предоставлении ему работодателем сведений о трудовой деятельности в электронном виде. Этот факт также должен быть отражен в очередном отчете СЗВ-ТД, направляемом в ПФР.

Закон не предусматривает возможность обратного действия – подачи работником повторного заявления о ведении трудовой книжки на бумаге. Работник, который выбрал вариант ведения документа в бумажном формате, имеет право передумать и перейти на цифровой формат трудовой книжки. Для этого он второй раз должен подать соответствующее заявление работодателю. Срок подачи такого заявления не ограничен. Если работник до 1 января 2021 года вообще не подаст заявление, работодатель продолжит вести его трудовую книжку в бумажном варианте одновременно со сведениями о трудовой деятельности в электронной форме. У такого сотрудника остается право в любой момент написать работодателю письменное заявление о том, что хочет перейти на электронную книжку.

Ведение трудовых книжек в электронном виде

Этот этап стартует в 2021 году. С этого момента дублировать учет на бумаге нужно только для тех, кто:

• написал заявление в 2020-м;
• не написал заявление о выборе формы трудовой книжки в 2020 году;
• не работал в 2020 и не смог заявить о своем выборе.

Тем, кто решил перейти на электронную форму, нужно будет выдать их бумажные трудовые книжки. При этом в них следует внести запись: «работник подал заявление о предоставлении ему работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации».

С 1 февраля 2020 года увольняйте работников по новым правилам. Февраль – первый месяц, в котором работодатели начнут выдавать увольняемым работникам новые документы – справки по форме СТД-Р. Справку по форме СТД-Р работодатель обязан предоставить всем, кто работает в организации по трудовому договору, в том числе совместителям и дистанционным работникам. После получения письменного запроса от работника, на оформление справки дается три рабочих дня. Форма СТД-Р содержит сведения о трудовой деятельности работника по последнему месту работы. Сотрудник может выбирать в каком виде он хочет получить эту справку – на бумаге или на электронном носителе. Работодатель обязан выдать справку в последний рабочий день всем, кто увольняется из компании. Работник вправе получить сведения о всех периодах трудоустройства. Эту информацию в электронном виде он может запросить на сайтах ПФР и gosuslugi.ru.

За получением бумажной выписки работник может обратиться в МФЦ или отделение ПФР. В форму включают сведения о периоде работы только в вашей организации. Работнику выдают те же данные, которые ежемесячно направляют в Пенсионный фонд по форме СЗВ-ТД. Фактически при увольнении сотрудник на руки получает аналог выписки из трудовой книжки по работе в вашей организации.

Выдавайте работникам сведения в течение трех рабочих дней по письменному заявлению либо в день увольнения. Если работник не получил сведения в день увольнения, направляйте их по почте заказным письмом с уведомлением.

В цифровом виде трудовые книжки будут содержать почти те же сведения, что и бумажные по каждому месту работы:

• Название организации.
• Дата трудоустройства.
• Должность и специальность.
• Данные о переводах, изменениях квалификации. С датами и основаниями.
• Дата увольнения и основание для расторжения трудового договора.

Преимущества электронной трудовой книжки

Период работы в двух форматах продлится всего год, а после его завершения работать с данными по трудовой деятельности станет немного легче.

• Вы или ваши сотрудники не сможете потерять трудовую книжку. За хранение цифровых данных отвечает ПФР.
• Гражданам больше не придется тратить время на сбор документов от прежних работодателей, чтобы подтвердить стаж.
• Ответственный сотрудник организации за ведение электронных трудовых книжек будет свободен от обязательств по получению, учету, решению вопросов оплаты и другой строгой отчетности за бланки трудовых книжек.
• Спорных вопросов о невыдаче трудовой при увольнении станет намного меньше.
• Исчезнут штрафы за неправильное оформление трудкнижек.